E-Mails aus Outlook extrahieren

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E-Mail-Extractor: alle unterstützten Dateiformate und Grenzen

Was sind .msg-Dateien?

Wenn du eine E-Mail aus dem Outlook-Desktop-Client an eine andere Stelle ziehst – in einen Ordner, auf den Desktop oder in ein Browserfenster – speichert Windows sie als .msg-Datei. Das ist Microsofts proprietäres E-Mail-Format und enthält die komplette Nachricht: alle Header-Felder (Von, An, CC, BCC, Betreff, Datum) und den vollständigen Nachrichtentext in Klartext und HTML.

Eingefügte Texte und importierte Dateien werden lokal verarbeitet. Bis zu fünf Extraktionen bleiben bis zum Löschen in diesem Browser gespeichert; große Ergebnisse werden nicht gespeichert. Öffentliche URL-Abrufe erfolgen über unseren Webspace, DNS-Werkzeuge Cloudflare. Analyse und Partner-Tracking hängen von deiner Einwilligung ab.

Klassisches Outlook vs. „neues Outlook“ für Windows

Nur das klassische Outlook speichert eine gezogene E-Mail als .msg-Datei. Das neue Outlook für Windows verhält sich anders: Ziehst du dort eine Nachricht auf den Desktop oder in einen Ordner, wird sie als .eml-Datei gespeichert – nicht als .msg. Eine .msg-Datei lässt sich im neuen Outlook nur einzeln pro Nachricht über „Speichern unter“ (Drei-Punkte-Menü der geöffneten Mail) erzeugen.

Kein Grund zur Eile: Microsoft hat die Opt-out-Phase des neuen Outlook auf März 2027 verschoben, und das klassische Outlook wird mindestens bis 2029 unterstützt. Wer .msg-Dateien per Drag & Drop in seinem Workflow nutzt, kann also noch jahrelang beim klassischen Outlook bleiben.

Was wird extrahiert?

Der Extraktor liest die strukturierten Felder jeder .msg-Datei und wendet auf alle davon einen E-Mail-Regex an:

Tabelle seitlich scrollen →

Duplikate werden automatisch entfernt. Wenn du mehrere .msg-Dateien verarbeitest, werden die Ergebnisse zu einer einzigen deduplizierten Liste zusammengeführt.

Methode 1: Drag & Drop aus Outlook (schnellster Weg)

Das ist die direkteste Methode – kein Speichern oder Exportieren nötig.

Methode 2: Als .msg speichern und hochladen

Falls Drag & Drop in deiner Umgebung nicht funktioniert (z. B. durch Browser- oder Betriebssystem-Sicherheitsrichtlinien), speichere die E-Mails zunächst:

1. Markiere in Outlook die gewünschten E-Mails.
2. Ziehe sie auf den Desktop oder in einen Ordner – Outlook speichert jede Mail als .msg-Datei.
3. Klicke im E-Mail-Extraktor auf Datei(en) laden und wähle die gespeicherten .msg-Dateien aus. Mehrere Dateien gleichzeitig sind möglich.
4. Die Ergebnisse werden sofort extrahiert und angezeigt – kein weiterer Klick nötig.

Mehrere Mails gleichzeitig verarbeiten

Beide Methoden unterstützen Stapelverarbeitung. Du kannst Dutzende oder sogar Hunderte E-Mails in Outlook markieren und sie auf einmal herüberziehen. Jede .msg-Datei wird einzeln verarbeitet und die Adressen zu einem einzigen deduplizierten Ergebnis zusammengeführt.

Tipp: Nutze Outlooks Such- und Filterfunktionen, um die E-Mails vor der Auswahl einzugrenzen – zum Beispiel nach Absender-Domain, Zeitraum oder Ordner – um genau die Adressen zu erhalten, die du benötigst.

Anwendungsfälle

Verteilerlisten aus dem Briefwechsel erstellen

Markiere alle E-Mails eines bestimmten Absenders oder Ordners und ziehe sie hinein. Jede Person, die an diesen Gesprächen beteiligt war – Absender, Empfänger, CC-Kontakte – erscheint in deiner Ergebnisliste, bereit zum Export.

Nachbereitung von Veranstaltungen

Nach einer Konferenz oder einem Event: Markiere alle eingegangenen E-Mails von Teilnehmern und extrahiere ihre Adressen in einem Schritt. Filtere danach nach Domain, um nach Unternehmen oder Anbieter zu segmentieren.

Lieferanten- und Partnerkontaktlisten

Verarbeite eingehende E-Mails aus einem Lieferantenordner, um eine aktuelle Kontaktliste zusammenzustellen. Das Tool dedupliziert automatisch, sodass jede Adresse nur einmal erscheint – egal wie viele E-Mails ein Kontakt geschickt hat.

Migration und CRM-Import

Extrahiere Adressen aus archivierten E-Mail-Ordnern, um Kontakte in ein neues CRM oder eine Mailing-Plattform zu importieren. Exportiere die Ergebnisse als .csv für den direkten Import.

Technischer Hintergrund

Das .msg-Format basiert auf dem Compound File Binary Format (auch OLE2 oder Structured Storage genannt), einem von Microsoft entwickelten Container-Format. Es speichert Nachrichteneigenschaften – einschließlich aller Header-Felder und des Nachrichtentexts – als benannte Streams in einem binären Container.

Der E-Mail-Extraktor parst diese Dateien in deinem Browser mithilfe der Open-Source-Bibliothek msgreader (@kenjiuno/msgreader), die bei Bedarf vom esm.sh-CDN geladen wird. Die Bibliothek extrahiert strukturierte Felder (Absender, Empfänger) sowie den Body-Text. Der E-Mail-Regex wird dann auf alle Felder angewendet, um eventuelle weitere Adressen im Body zu erfassen.

Eingefügte Texte und importierte Dateien werden lokal verarbeitet. Bis zu fünf Extraktionen bleiben bis zum Löschen in diesem Browser gespeichert; große Ergebnisse werden nicht gespeichert. Öffentliche URL-Abrufe erfolgen über unseren Webspace, DNS-Werkzeuge Cloudflare. Analyse und Partner-Tracking hängen von deiner Einwilligung ab.